Există o întrebare pe care aproape niciun manager de proiect nu și-o pune la începutul unei lucrări:
Unde vom pierde timp?
Nu vorbim despre întârzieri cauzate de beneficiar sau despre schimbări majore de proiect. Acestea sunt ușor de identificat și, de cele mai multe ori, sunt luate în calcul.
Timpul se pierde în altă parte.
Într-o modificare care pare minoră, dar care trebuie actualizată în planșe, secțiuni și liste. Într-o verificare făcută „ca să fim siguri”. Într-un fișier trimis încă o dată, pentru că nu este clar care este versiunea corectă. Într-o informație introdusă de două ori, în două locuri diferite.
Fiecare dintre aceste activități durează doar câteva minute. Împreună, însă, ajung să consume ore întregi în fiecare proiect.
Paradoxul este că aceste procese sunt atât de obișnuite, încât aproape că nu le mai observăm. Devin parte din rutina zilnică și ajung să fie acceptate ca fiind „modul normal de lucru”.
De aceea, două birouri care folosesc aceleași instrumente și au oameni la fel de bine pregătiți pot obține rezultate complet diferite. Diferența nu este dată întotdeauna de experiență sau de tehnologie, ci de felul în care informația circulă între oameni și de câtă muncă repetitivă există în spatele fiecărui proiect.
Birourile care reușesc să câștige timp nu sunt neapărat cele care lucrează mai repede. Sunt cele care au eliminat pașii care nu adaugă valoare proiectării.
Poate că acesta este și un exercițiu util pentru orice echipă.
La finalul unei săptămâni, întreabă-te nu ce a durat cel mai mult, ci ce activități ai repetat cel mai des.
De cele mai multe ori, acolo începe adevărata eficientizare.
Lucrezi la optimizarea proceselor din biroul tău?
Explorează resursele și soluțiile CONSOFT ONE dedicate colaborării și eficienței în proiectare.
